「会議の内容が追いきれなくてパニックになる…」
「上司に提出したら、赤ペンだらけで返ってきた…」
新入社員や、事務職に就いたばかりの方が最初にぶつかる壁、それが「議事録」ではないでしょうか？メモを取るのに必死で内容が頭に入ってこない、という経験は誰にでもあります。
でも、大丈夫です。議事録には「決まった型」と「コツ」があります。
この記事を読めば、迷わず書ける「5つの構成要素」と、作業時間を半分にするための実践テクニックをマスターできるようになります。明日からの会議で「お、わかりやすいね！」と言われる議事録を目指しましょう。
そもそも、なぜ議事録を書く必要があるの？
書き始める前に、一番大切なことをお伝えします。それは「誰のために、何のために書くのか」というゴール設定です。
議事録の目的は、「上司に見せるため」だけではありません。真の目的は以下の2点です。
- 「言った・言わない」のトラブルを防ぐ（証拠）
後から認識の違いが起きないように、決定事項を確定させること。 - 「誰が・いつまでに・何をするか」を明確にする（アクション）
会議の後、実際にプロジェクトを動かすための指示書にすること。
つまり、キレイな文章を書くことよりも、「決まったこと」と「やるべきこと」が正確に伝わることが何よりも重要なのです。
コピペでOK！議事録に必須の「5つの構成要素」
「何から書き始めればいいかわからない…」という方は、以下のフォーマットをそのまま使ってください。上手い議事録は、必ずこの5つの要素で構成されています。
【保存版】基本の議事録テンプレート
📝 議事録フォーマット
- 基本情報（日時・場所・参加者）
- アジェンダ（議題・会議の目的）
- 決定事項（結論・決まったこと） ※最重要
- ToDo / 次のアクション（担当者・期限） ※最重要
- 協議内容の要約（決定に至った経緯・補足）
各項目の書き方のコツ
特に重要なのは、「3. 決定事項」と「4. ToDo」です。忙しい上司や関係者は、ここしか見ないこともあります。
- 決定事項：
結論を先に書きます。「〜については、A案で進めることに決定。」と言い切る形で書きましょう。 - ToDo（タスク）：
必ず「誰が（Who）」「いつまでに（When）」「何をする（What）」をセットにします。
例：佐藤さん｜来週水曜までに見積書を作成し、クライアントへ送付
新人がやりがちな「NG議事録」と対策
一生懸命書いているのに「わかりにくい」と言われてしまう場合、以下のパターンに陥っている可能性があります。良い議事録と悪い議事録の違いを表で確認してみましょう。
| 項目 | ❌ やりがちなNG例 | ⭕️ 評価されるOK例 |
|---|---|---|
| 書き方 | 発言順にすべて書く （会話形式・文字起こし） |
議題ごとに情報を整理する （要約形式） |
| 主語 | 「〜と思いました」 （感想が混じる） |
「〜という意見が出た」 （事実のみ書く） |
| 期限 | 「なるべく早く」 （曖昧） |
「10月15日 17時まで」 （具体的） |
初心者が一番やりがちなのが、「A部長が〜と言い、次にB課長が〜と言った」と時系列で全て書いてしまうことです。これでは読むのに時間がかかります。
「誰が何を言ったか」よりも「その議題に対して、最終的にどうなったか」を中心にまとめるよう意識を変えましょう。
「仕事が速い人」がやっている3つの裏ワザ
議事録作成を効率化し、作成時間を劇的に短縮するための具体的なテクニックを3つ紹介します。
1. 会議中に「確認のフレーズ」を入れる
会議が終わった後に「あれ、結局どっちに決まったんだっけ？」と悩む時間が一番のロスです。不明点はその場で確認してしまいましょう。これは新人だからこそ許される特権でもあります。
📌 使える魔法のフレーズ例：
- 「すみません、今の決定事項は〇〇という認識で合っていますか？」
- 「次のタスクは、〇〇さんが来週までに担当する、ということでよろしいでしょうか？」
この一言があるだけで、後で録音を聞き返す時間がゼロになります。
2. テンプレートを事前に入力しておく
会議が始まってから白紙のノートを開くのは遅すぎます。
開催案内が来た時点で、先ほどの「5つの要素」のテンプレートをコピーし、「日時」「参加者」「アジェンダ」までは事前に入力しておきましょう。
これだけで、会議中は「決定事項」と「ToDo」のメモだけに集中できます。
3. 記号を使ってメモを高速化する
手書きでもPC入力でも、自分なりの記号ルールを作っておくと速記が可能です。
- 決定事項： ★ または 「決」
- ToDo： □ または 「T」
- 確認が必要： ？
- 重要な発言： ！
例：★A案で決定。 □佐藤：見積作成（10/20〆）
どうしても間に合わない時は「ツール」に頼ろう
ここまで書き方のコツをお伝えしましたが、それでも以下のような悩みは尽きないかもしれません。
- 「専門用語が多くて聞き取れない」
- 「話すスピードが早すぎてメモが追いつかない」
- 「そもそもタイピングが遅くて辛い」
そんな時は、無理にすべてを自分の力でやろうとせず、最新のAIツールに頼るのも賢い選択です。
最近では、スマホで録音するだけで、AIが勝手に文字起こしをしてくれたり、要点をまとめてくれたりするサービスがあります。「下書き」をAIに任せて、自分は最後の「仕上げ」だけを行うようにすれば、作業時間は3分の1以下に短縮できます。
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