「会議の話すスピードが速すぎて、手書きもPC入力も追いつかない……」
「必死にメモを取っていたら、肝心な決定事項を聞き逃してしまった」
会議中、こんなプレッシャーに押しつぶされそうになった経験はありませんか？議事録担当になると、一言一句漏らさず記録しなければと焦ってしまいますよね。でも、実は「すべてをメモする必要はない」のです。
この記事では、メモが追いつかない原因を解消し、録音を賢く活用して「聞き逃しゼロ」にするための実践テクニックを紹介します。読み終わる頃には、会議への苦手意識がなくなり、余裕を持って参加できるようになるはずです。
なぜ会議のメモは追いつかないのか？原因と心理
そもそも、なぜ会議のメモはこんなにも難しいのでしょうか？単にタイピングが遅いから、書くのが遅いから、という理由だけではありません。まずはその根本的な原因を知り、無駄なプレッシャーを手放しましょう。
マルチタスクによる脳の処理落ち
会議中のメモは、想像以上に高度なマルチタスクです。
- 耳で話を聞く
- 内容を理解・要約する
- 手で文字に起こす
- 次の発言を聞く準備をする
これらを同時に行うため、脳の処理能力が限界を超えやすくなります。特に、知らない専門用語が出たり、話が脱線したりすると、一瞬で処理が追いつかなくなります。「追いつかないのは能力不足ではなく、脳の仕組み上当たり前」と割り切ることが大切です。
「一言一句書きたい」という完璧主義の罠
発言された言葉をそのまま記録しようとしていませんか？これはプロの速記者の仕事であり、議事録担当者がやることではありません。
「正確に残さなきゃ」という責任感が強い人ほど、すべてを書き留めようとして自滅します。会議の目的は「会話の再現」ではなく「決定事項の共有」です。一字一句追うことをやめるだけで、メモの負担は劇的に軽くなります。
もう焦らない！メモの優先順位と「捨て」テクニック
メモが追いつかない最大の解決策は、「書くこと」と「書かないこと」を明確に分けることです。ここでは、議事録作成において優先すべきポイントを整理します。
会議中は以下の3つだけに集中してください。
- 決定事項（何が決まったか）
- ToDo（誰が・いつまでに・何をするか）
- 重要な数値・固有名詞（金額、日付、社名など）
メモすべき情報・しなくていい情報の比較
具体的にどのような情報を拾い、何を捨てるべきかを表にまとめました。
| 優先度 | 対象 | アクション |
|---|---|---|
| 高 | 決定事項、ネクストアクション | 必ずメモする |
| 中 | 決定に至った主な理由・背景 | キーワードだけ残す |
| 低 | 感情的な感想、繰り返し、世間話 | 思い切って捨てる（書かない） |
「えっ、理由や背景を書かなくて大丈夫？」と不安になるかもしれません。そこで活躍するのが、次章で解説する「録音」です。詳細は録音に任せ、メモはあくまで「骨組み」を作ることに集中しましょう。
聞き逃しゼロへ！録音を活用するメリットとマナー
「メモが追いつかないなら、録音すればいい」。これは現代のビジネスにおいては正解です。ICレコーダーやスマートフォンの録音機能を補助として使うことで、心理的安全性は格段に向上します。
録音がもたらす3つのメリット
- ✅ 安心感が生まれ、議論に集中できる
「聞き逃しても後で確認できる」という保険があるだけで、焦りが消えます。内容の理解に脳のリソースを割けるようになります。 - ✅ 「言った・言わない」の水掛け論を防ぐ
人間の記憶は曖昧です。音声データがあれば、事実確認が容易になりトラブルを回避できます。 - ✅ 正確なニュアンスを振り返れる
文字だけでは伝わらない声のトーン（怒っているのか、冗談なのか）も確認できます。
トラブル回避！録音許可のスマートな取り方
勝手に録音することはマナー違反やトラブルの元になります。会議の冒頭で、さりげなく許可を取りましょう。ポジティブな理由を添えるのがコツです。
- 「議事録を正確に作成したいので、録音させていただいてもよろしいでしょうか？」
- 「聞き漏らしを防ぐために、念のため録音しても良いでしょうか？」
- 「重要な数値など間違いがないようにしたいので、レコーダーを回させていただきます」
このように「正確な仕事をするため」と伝えれば、断られることはほとんどありません。
【実践編】手書きメモ×録音の効率的な組み合わせ術
録音しているからといって、全くメモを取らないのは危険です。後で長時間の音声を聞き返すのは膨大な時間がかかるからです。
ここでは、「録音データを聞き返す時間を最小限にする」ための賢いメモ術を紹介します。
1. 「タイムスタンプ」をメモする
これが最も重要なテクニックです。重要な発言があった時や、議論が紛糾してメモが追いつかなくなった時に、録音機の経過時間（タイムスタンプ）をメモしておきます。
メモ例：
14:30 Aプロジェクトの予算について（★重要）
25:10 ※ここの議論早くて聞き取れず。後で確認
40:00 次回日程決定
こうしておけば、後で議事録を作る際に「25分10秒あたり」だけを聞き返せば済みます。1時間の会議音声をすべて聞き直す必要はなくなります。
2. 独自の「記号」でスピードアップ
画数の多い漢字を書いている時間はもったいないです。自分だけの記号ルールを作って、書く速度を上げましょう。
- 決：決定事項
- T：ToDo（タスク）
- Q：疑問点・質問
- ？：聞き取れなかった・不明点
究極の時短！音声から自動で議事録を作る方法
ここまで「メモのコツ」と「録音活用」をお伝えしましたが、正直なところ「録音を聞き返して文字に起こす作業」自体が面倒ではありませんか？
1時間の会議の文字起こしには、通常3〜4時間かかると言われています。これでは本末転倒です。
そこでおすすめなのが、AIによる自動議事録作成ツールの活用です。
LINEに送るだけで完了？「チャットde議事録」
最新のAIツールを使えば、録音した音声データをアップロードするだけで、テキスト化だけでなく「要約」や「議事録フォーマットへの整形」まで自動で行ってくれます。
中でも、会社員の方に特におすすめなのが「チャットdeシリーズ」です。
- アプリ不要：使い慣れたLINEで完結します。
- 高精度AI：最新モデルを使用し、高い認識率を誇ります。
- 圧倒的コスパ：月額550円（税込）。一般的な議事録ツールの1/10以下の価格です。
使い方は簡単。会議の音声をスマホで録音し、そのファイルをLINEのトーク画面に送るだけ。あとはAIが勝手に「議題」「決定事項」「ToDo」に整理された議事録を返信してくれます。
「メモが追いつかない！」と焦る時間は、もう終わりです。便利なツールに頼って、会議の生産性を劇的に向上させましょう。
「チャットde議事録」なら、LINEで会議の音声を送るだけでAIが自動で議事録を作成。面倒な文字起こしや要約の手間がなくなります。
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